Descubre, a través de la historia de H de Terrats, cómo hemos ayudado a esta empresa con su gestión interna.
Hijos de Terrats, la constructora sevillana que factura más de 40 millones al año con un profundo conocimiento del sector y muchas ganas de optimizar procesos para ser más eficientes, son un caso ejemplar para analizar su forma de trabajar.
Había retrasos en la información real de la obra, ya que desde que se hacían las proformas, hasta que se facturaba y aparecía el coste como previsión en las obras, pasaban semanas. Más aún en las obras de retail que ejecutaban de manera rápida.
Era difícil imputar correctamente cada coste a su respectiva obra.
Falta de visibilidad a medio plazo sobre posibles proyectos para estudio.
Las llamadas constantes de subcontratas y proveedores interrumpían constantemente y atascaban el trabajo en la oficina.
Los diferentes visados para pagar facturas eran en papel y se demoraban varias semanas.
La documentación de obra se realizaba en papel, luego se escaneaba y se volcaba en carpetas de un servidor. Se perdía mucho tiempo y era difícil controlar las caducidades.
«La información no estaba disponible ni actualizada, bandejas de correo infinitas, constantes llamadas telefónicas, reuniones por videollamada…»
Terrats llevaba más de una década usando los ERPs más potentes del mercado para intentar controlar sus procesos, pero por la falta de adaptabilidad de estos gigantes, terminaban añadiendo otras herramientas complementarias para el día a día. Sin olvidar, que estos softwares tenían un coste de implantación muy alto y no se adaptaban al 100% a las necesidades de procesos de Terrats.
«Lo intentamos todo. O eso creíamos…»
Usaban excel para el control de la contabilidad analítica. Este método, a su vez, tenía sus carencias. Al ser un sistema offline, cada persona tenía un excel en su ordenador, y no podían actualizar información para todos. Probaron tener un espacio compartido en la nube, pero para encontrar un documento era necesaria la búsqueda en la carpeta de la carpeta de la carpeta… que finalmente terminaba en una llamada, un mail o una interrupción de mesa a mesa: «Fulanito, dónde está el documento X o el informe Y?».Los visados de pagos al principio se gestionaban llevando la factura o albarán en papel, de mesa en mesa. De esta forma, las cosas llegaban tarde, mal o nunca. Después probaron la firma digital, pero esto generaba cientos de correos al día. Y para almacenarlos usaban carpetas compartidas, donde para buscar algo tenías que buscar en un laberinto interminable, con documentos duplicados, sin saber cuál era el definitivo, y que terminaba en llamada o mail.Compartían excel y miles de correos electrónicos con las subcontratas para tener toda la documentación al día, pero exigía muchísimo esfuerzo que ningún documento expirara.
«No tratan de transformar mi forma de trabajar para que encaje en su herramienta, sino que crean una herramienta que se adapte a mi forma de trabajar.»
Los visados de pagos al principio se gestionaban llevando la factura o albarán en papel, de mesa en mesa. De esta forma, las cosas llegaban tarde, mal o nunca. Después probaron la firma digital, pero esto generaba cientos de correos al día. Y para almacenarlos usaban carpetas compartidas, donde para buscar algo tenías que buscar en un laberinto interminable, con documentos duplicados, sin saber cuál el definitivo, terminando en llamada o mail.Compartían excel y miles de correos electrónicos con las subcontratas para tener toda la documentación al día, pero exigía muchísimo esfuerzo que ningún documento expirara.
Lo que nos llamó la atención de Zinkee fue su modelo de negocio. Es una empresa actual, que entiende las carencias y las virtudes de los procesos de trabajo. Parten de la base de que lo que hoy funciona, mañana puede cambiar. Y en esa cultura del cambio, está su éxito. Terrats ha conseguido gracias a Zinkee que todo el mundo sepa lo que tiene que hacer. Ahora, el CEO y la propiedad pueden conocer la trazabilidad de las cosas y tener un informe en tiempo real para ver cómo va el negocio en general y cada obra en particular. Desde el primer día un equipo de personas se centró en entender todos nuestros procesos. Nos sirvieron mucho las reuniones con ellos ya que mediante preguntas certeras consiguieron que nosotros mismos definiésemos como queríamos que fueran nuestros procesos.En Terrats había muchos procesos que funcionaban y sólo necesitaban plasmarse en una herramienta a medida. Necesitaban un espacio de trabajo online con información actualizada, un sistema de permisos de visualización y edición para cada usuario y flujos de trabajo automatizados. Delimitación de los procesos core de la empresa y las necesidades de estos. Empezaron por crear un CRM de seguimiento de las obras y trazabilidad de la documentación, visados y flujo de caja.
- Gestionamos las licitaciones, estudios y propuestas de una manera visual y sencilla que nos permite prever el volumen de trabajo para el próximo año
- Conocemos la rentabilidad de cada obra en tiempo real, las certificaciones y las partidas de gasto a golpe de móvil
- Visamos compras y pagos de manera ágil, y eso que hasta 7 personas diferentes tienen que visar un pago
- Conocemos los cobros y los pagos de los próximos meses, gestionamos nuestro flujo de caja de forma eficiente
- Tenemos toda la documentación de obra en un solo lugar, al que pueden acceder nuestras subcontratas, sabiendo en todo momento qué documentos hay que renovar próximamente
- Gestionamos todos los repasos de obra e incidencias en la misma herramienta, asignamos un responsable, una fecha de revisión y lo repasamos en una lista que se mantiene en tiempo real
- Nuestras llamadas telefónicas y mails se han reducido en más de un 50%
